7 naukowo potwierdzonych rzeczy, które możesz zrobić, aby być bardziej produktywnym.

431 0

Lubię pracować. Zazwyczaj wstaję około 5 rano. Ale czasami włącza mi się tryb lenia i nie chce mi się pracować. Wiem, że dbanie o swoje zasoby jest kluczem do sukcesu. Produktywność oznacza dla mnie przede wszystkim pracę mądrą – niekoniecznie ciężką – która to pozwala mi znaleźć czas na rzeczy najważniejsze -rodzinę i pasję.

Pamiętam siebie na początku historii zawodowej. Od zawsze interesowało mnie bardzo wiele rzeczy – rano zdarzało mi się wychodzić na pole niedaleko mojego domu rodzinnego zrobić kilka zdjęć. Biegłem do szkoły, wrzucając 100% swoich sił w zadanie uczenia się. Po zajęciach często wracałem do domu i pracowałem przez internet realizując różne zlecenia. Potem była chwila dla rodziny i wieczorem tak długo, jak starczyło sił grałem na komputerze. Byłem na nogach po 20 godzin a w piątki dochodziło jeszcze piwo i wszystko było okej!

Ale już 5 lat po skończeniu szkoły nie miałem już tyle samo sił. Zmieniły się też moje obowiązki, pojawiła się rodzina i poczucie odpowiedzialności. Zdałem sobie sprawę, że większa ilość pracy nie zawsze jest dobra i nie jest jedyną ścieżką do sukcesu. Co równocześnie paradoksalnie nie przeszkadzało mi pracować po 16 godzin dziennie.

Zacząłem tyć i czuć się coraz gorzej. Finansowo nie było znacznie lepiej – nie byłem w stanie wygrać z dużymi firmami, które miały sztab pracowników. Ceniąc sobie niezależność na tamten moment nie chciałem zatrudniać swoich ludzi.

Wciąż zachodziłem w głowę, dlaczego niektóre małe start upy osiągnęły rzeczy, których duże korporacje nie mogły? Facebook kupił Instagrama, firmę, która wtedy liczyła 13 osób, za 1 miliard dolarów. Snapchat, start up z 30 pracownikami, odrzucał oferty od Facebooka i Google. Część ich sukcesu polegała na szczęściu, a część na efektywności.

Kluczem do sukcesu nie jest ciężka praca, ale mądra praca.

To, co zawsze irytowało mnie w korporacji to ważna różnica pomiędzy byciem zajętym a byciem produktywnym. Bycie zajętym nie zawsze oznacza, że jesteś produktywny.

Pewnie każdy z nas ma znajomego, który cały czas się „krząta”. Jest wszędzie. Cały czas „pracuje”. Jest na wszystkich spotkaniach, zawsze ma czas pogadać czy to przez telefon, czy na korytarzu. Często używa słów „mam tyle pracy” albo „ależ jestem zapracowany”. Ale jego efekty wskazują coś zupełnie innego. Taka osoba jest zajęta – ale niekoniecznie produktywna. Najważniejszą rzeczą, której się nauczyłem to zarządzanie swoimi zasobami.

Zajmijmy się teraz kilkoma konkretami.

Oto 7 rzeczy, które przestałem robić, by być bardziej produktywnym.

1. Przestań pracować po godzinach i podnieś swoją produktywność.

Czy zastanawiałeś się kiedyś skąd wziął się pięciodniowy tydzień i 40 godzin pracy?

W 1926 roku, Henry Ford, amerykański przemysłowiec
i założyciel Ford Motor Company, przeprowadził eksperyment na swojej załodze. Skrócił ich czas pracy z 10 do 8 godzin, a potem skrócił tydzień pracy z 6 do 5 dni. W rezultacie zauważył, że produktywność jego pracowników wzrosła. Im więcej pracujesz, tym mniej efektywny
i produktywny się stajesz. Działa to na krótszą, jak i dłuższą metę. Wiemy to od blisko 40 lat!

W raporcie z 1980 roku, opublikowanego w The Buiseness Roundtable pojawił się artykuł zatytułowany „Zaplanowane nadgodziny wpływają na projekty budowy”.

„Kiedy plan pracy zawiera 60 lub więcej godzin tygodniowo i trwa dłużej niż około 2 miesiące, efekt zmniejszonej produktywności wywoła opóźnienie w dacie ukończenia. Oprócz tego zazwyczaj projekt mógłby być zrealizowany z tą samą załogą pracującą 40 godzin tygodniowo”.

Jednym z najważniejszych zasobów, o które musimy dbać – jest sen.

Dlaczego?

Utrata choćby jednej godziny snu każdej nocy przez tydzień sprawi, że poziom degradacji poznawczej będzie odpowiadał temu, który mamy mając 0,10 promili alkoholu we krwi. Można być zwolnionym za przyjście do pracy pijanym, ale akceptowalne są całe nieprzespane noce, prawda?
Czasami mamy poczucie, że po nieprzespanej nocy super nam się pracuje. Jeśli zdarza się to okazjonalnie – mogło tak być. Jeśli jednak sytuacja się powtarza prawdopodobnie byłeś rozdrażniony, poirytowany i zwyczajnie źle nastawiony do otaczających Cię współpracowników. To zwyczajowe objawy przemęczenia. Spadają też Twoje umiejętności – jesteś dużo mniej kreatywny, nie potrafisz się zabrać za bardziej wymagające zadania, nie kontrolujesz emocji, jesteś mniej empatyczny.

Dlatego przestań mieć wyrzuty sumienia, jeśli potrzebujesz więcej snu. Zrobisz ZNACZNIE więcej, jeśli pójdziesz spać wcześniej.

Temat snu zasługuje na osobny artykuł – jak stworzyć warunki do dobrego snu, o czym pamiętać, dlaczego ważna jest rutyna i równa godzina zasypiania i wstawania, kwestie hormonalne, i wiele, wiele innych.
Jeśli się dobrze wysypiasz jesteś skuteczniejszy i bardziej produktywny. James Maas, ekspert w tej sprawie pisał w jednym z artykułów, że co najmniej 7/10 Amerykanów nie otrzymuje wystarczającej ilości snu.

Czy wiesz, że?

  • Napoleon nie wstydził się drzemek. Pozwalał sobie na nie prawie codziennie.
  • Mimo że Thomas Edison wstydził się swojego nawyku odbywania drzemek, praktykował ten rytuał na porządku dziennym.
  • Leonardo da Vinci miał kilka drzemek dziennie (testował też ponoć sen polifazowy) i spał mniej w nocy
  • Prezydent John F. Kennedy jadł swój lunch w łóżku i układał się do drzemki każdego dnia!
  • John D. Rockefeller brał drzemki każdego popołudnia w swoim biurze.
  • Popołudniowa drzemka Winstona Churchilla nie podlegała negocjacjom. Brał drzemki o 15:30, by podzielić swój dzień na „dwie zmiany”.

To nie jest łatwe.

Wstając około 5-5:30 zazwyczaj ok. 19-20:30 jestem już w łóżku – oglądamy sobie z Żoną jakiś serial albo po prostu coś tam sobie czytam. Około 21:30 powoli gasimy światło minimalizując ilość światła z telefonów czasem coś po ciemku pogadamy i staram się ok. 22 zasypiać. Aby wyregulować ten rytm, korzystałem z suplementacji – przez blisko 10 dni regularnie przed 22 brałem jedną tabletkę melatoniny. Dzięki temu, że pilnuje tego zasobu, mogę czasami pozwolić sobie na imprezę w piątek czy olanie rutyny w weekend. Ale od kiedy zacząłem spać co najmniej 7-8 godzin snu dziennie, zauważyłem zmianę: stałem się o wiele bardziej produktywny i wykonuję więcej pracy, niż kiedy pracowałem po 16h dziennie. 

2. Nie mów „tak” za często.

Według zasady Pareto, 20% wysiłku produkuje 80% rezultatu. Ale oznacza to też, że 20% rezultatu pożera 80% wysiłku.

Zamiast pracować ciężej, powinniśmy skupić się głównie na działaniach, które produkują większość rezultatów i zrezygnować z pozostałych. Tym sposobem, mamy więcej czasu na skupienie się na najważniejszych zadaniach. Przestań mówić „tak, zadaniom, które mało skutkują lub nie dają żadnych rezultatów.

Wszystko sprowadza się do ustalenia odpowiednich priorytetów. Więcej na ten temat możesz też poczytać na moim blogu np. o metodzie OKR.

Jak wygląda Twój dzień pracy? Czy próbowałeś go kiedyś przeanalizować prawie minuta po minucie? Czy wiesz ile czasu FAKTYCZNIE pracujesz?
Możesz to zrobić w bardzo prosty sposób. Zwyczajnie weź kartkę papieru i notuj. Polecam ustawić sobie jakieś przypomnienie w telefonie co np. 20 minut, abyś w takich blokach zapisywał, nad czym pracowałeś.

Nie oszukuj. Jeśli wciągnął Cię Facebook – nie ma w tym nic złego. Po prostu zanotuj ten fakt.

Możesz też po kilku dniach cofnąć się i sprawdzić jak wykonane zadania wpłynęły na Twoją sytuację. Czy Ci pomogły? Czy „robienie oferty” faktycznie przełożyło się na klientów? A może lepiej, zamiast pisać maile lepiej krótko porozmawiać z klientem? Ile czasu uciekło Ci na mniej ważne zadania?

Taka analiza ułatwia optymalizację czasu pracy, która jest podstawą dobrego systemu produktywności.

Większość z nas zgadza się na różne prośby, mimo że nie powinniśmy. 
Z różnych powodów, wliczając w to poczucie winy i nadmierne napięcie, ale również dlatego, że to o wiele prostsze niż odmowa. Nikt nie chce być tym złym.

W 2012 r. opublikowano ciekawe badania w Journal of Consumer Reasearch. Badacze podzielili 120 studentów na 2 grupy. Jedna z grup miała mówić „nie mogę” (czynnik zewnętrzny mi zabrania) podczas omawiania konkretnych wyborów, a druga „nie chce” (to ja moja decyzja) podczas formułowania myśli. Uczniowie, którzy mówili sobie ‘nie mogę zjeść tego i tego’ zdecydowali się zjeść batonik czekoladowy w 61% przypadków. Podczas gdy uczniowie, którzy powtarzali ‘nie chcę zjeść tego i tego’ zdecydowali się zjeść batonik tylko w 36% przypadków. Ta prosta zmiana w nazewnictwie wyraźnie zwiększyła szanse, że każda z tych osób dokona bardziej zdrowego wyboru.

Samo słownictwo ma ogromne znaczenie! Dotyczy to zarówno sukcesów, jak i porażek. Jako Polacy mamy tendencję do mówienia „nie udało się” albo „tak wyszło”. Całkowicie pozbawiamy się sprawczości!
Tymczasem jeśli weźmiesz odpowiedzialność za swoje działania – osiągniesz znacznie więcej. 

3. Przestań robić wszystko sam i pozwól sobie pomóc.

Umiejętność delegowania to jedna z tajemnic ludzi sukcesu.

O Billu Gatesie w ciekawym reportażu na Netflixie powiedziano: „to jedyna rzecz, której nie może kupić!”. Nie ważne jak dużo masz pieniędzy i jak zdolny jesteś. Czasu nie możesz zgromadzić na później. Ale w pewnym sensie – możesz go dokupić – „kupując” czyjś czas prac.

To ważne, żebyśmy zdali sobie sprawę, że możemy szukać pomocy, gdy jej potrzebujemy. Czasami niemożliwym jest zrobienie wszystkiego samemu. Lepiej wtedy pozwolić komuś lub całej grupie ludzi, podzielić się pracą. To da Ci więcej czasu na skupienie się na ważniejszych zadaniach. Zamiast tracić czas i energię na zasypywanie się pracą i próbą zrobienia wszystkiego samemu, podziel się tym obciążeniem z innymi i pozwól sobie pomóc. Oczywiście dużo łatwiej jest, wtedy kiedy masz kompetentnych pracowników.

Ale nawet jeśli pracujesz sam lub jesteś pracownikiem pamiętaj – internet jest niesamowity! W sieci za 20-50 zł za godzinę pracy znajdziesz Wirtualną Asystentkę, która nie tylko pomoże Ci z księgowością, pomoże w odpisywaniu na maile, ale też ogarnie przejazdy, przeloty czy w końcu znajdzie najlepszą ofertę na dowolny produkt, który chcesz kupić. Wiele na ten temat pisał, chociażby Tim Ferris w książce 4-godzinny tydzień pracy.

4. Przestań być perfekcjonistą.

Zrobione jest lepsze niż doskonałe.

„Odkryliśmy, że perfekcjonizm gubi przyszłych profesorów, którzy prowadzą badania na temat produktywności. Im większym perfekcjonistą jest dany profesor, tym mniej jest on produktywny”. – mówi dr Simon Sherry, profesor psychologii na Uniwersytecie w Dalhousie, który prowadził badania na temat perfekcjonizmu i produktywności dla University Affairs. Dr Sherry odkrył silną korelację pomiędzy wzrostem perfekcjonizmu a obniżeniem produktywności.

Oto kilka problemów związanych z byciem perfekcjonistą:

  • Spędzają oni więcej czasu nad zadaniem niż to wymagane.
  • Szukają „dziury w całym”.
  • Dużo częściej odkładają zadania na później „czekając na idealny moment”.
  • W obawie przed popełnieniem błędu – nie podejmują działania.
  • Zapominają o całości, większym obrazku, skupiając się na drobiazgach.

Więcej na temat tego typu historii możesz przeczytać e-booku #ZabićLenia, który jest dostępny na moim blogu – o tutaj.
Z hasłem „przygody” możesz go kupić aż o 30% taniej!

5. Przestań wykonywać powtarzające się zadania i zacznij automatyzować.

Nie ma sensu pracować w kółko nad tym samym. Tworzenie wewnętrznych procedur i standardów wielokrotnie ratuje życie. Dzięki stosowaniu procedur (i checklist) prawie nie zdarzają się wypadki lotnicze. To dzięki automatyzacji duże firmy rosną dużo szybciej niż ich konkurenci.

Ludzie często zapominają, że czas to pieniądz. Często robią rzeczy ręcznie, bo to łatwe i wymaga prawie zerowego zaangażowania. Dotyczy to wielu rzeczy. Za każdym razem pisanie indywidualnego maila zamiast korzystania z formatki. Szukania brakujących informacji zamiast standaryzacji ich miejsca przechowywania.

Najprostszy przykład, o którym często opowiadam to publikacja artykułu lub podcastu na moim blogu. Procedura, którą stworzyłem (i wciąż optymalizuje) na ten moment ma blisko 40 zadań do wykonania. Dzięki temu nie muszę pamiętać mnóstwa niepotrzebnych informacji – jaką wagę powinien mieć plik, gdzie zanotowane są pytania, kto ma i obrabia pliki czy na, kiedy się umówiłem. W tym celu wykorzystuje aplikację nozbe.

Takie szablony możesz tworzyć do wielu zadań. Wykorzystuje je zarówno do wprowadzenia nowego klienta do spółki, nowego pracownika czy… pakowania na wyjazd.

6. Przestań zgadywać i zacznij popierać swoje decyzje danymi.

Istnieją niezliczone badania, które oferują wgląd w optymalizację Twojej produktywności. Na przykład, czy wiedziałeś, że większość ludzi łatwo rozprasza się pomiędzy południem a godziną 16? To wniosek, który w swoim badaniu osiągnął Robert Matchock, profesor nadzwyczajny psychologii na Uniwersytecie stanu Pennsylwania.

Sprawdź, kiedy Tobie się najlepiej pracuje, w jakich warunkach.
Sprawdzaj, optymalizuj, ulepszaj, zmieniaj i testuj.

Automatycznie Twój mózg w obawie przed niepotrzebnymi wydatkami energii postara się Ciebie zablokować. Nie wierzysz? Spróbuj do domu wrócić inną drogą. Poczujesz wewnętrzną ogromną niechęć.
Tak samo Twoje ciało będzie reagowało na inne zmiany. Ale to dobrze! Produktywność jest zasobem podobnym do mięśnia. Im częściej go ćwiczysz, tym silniejszy (większy) się staje.

7. Przestań pracować i poświęć trochę czasu na nic nierobienie.

Zacząłem ten artykuł od wskazania, że każdy z nas ma określoną ilość zasobów. Mogą to być zasoby silnej woli, kreatywności czy właśnie produktywności. Nie regenerowane – zwyczajnie się wyczerpują.

Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że kiedy skupiamy się na czymś za bardzo, praktycznie zamykamy się w pudełku, co może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego dla naszej pracy oraz celów, które chcieliśmy osiągnąć.

To ważne, by raz na jakiś czas odejść od pracy i mieć czas dla siebie.
To dobre dla mózgu i ducha.

„Jedno z trwających na Harvardzie badań wskazuje, że ludzie tworzą bardziej adekwatne i dłużej trwające wspomnienia, jeśli wierzą, że przeżywają coś sami. Inne wskazuje, że odpowiednia ilość samotności może sprawić, że dana osoba będzie bardziej skłonna do empatii wobec innych. Podczas gdy nikt nie będzie się spierał, że wczesna izolacja może być niezdrowa, odpowiednia ilość samotności okazała się być pomocna dla nastolatków. Wpłynęła ona pozytywnie na ich nastroje oraz sprawiła, że mieli dobre oceny w szkole”.
Źródło: The Power of Lonely


To ważne, by przeznaczyć czas na refleksje. Często znajdujemy potrzebne rozwiązania, gdy przestajemy ich aktywnie poszukiwać.

Równie ważne jest, by rozumieć, że nie staniemy się bardziej produktywni z dnia na dzień. Jak wszystko w życiu – wymaga to wysiłku i ćwiczeń. Zmiany nie zachodzą dzięki siedzeniu i czekaniu na nie.

To też jest odpowiedź, dlaczego staram się wstawać tak wcześnie. Po prostu nikt nic wtedy ode mnie nie chce i mogę przez chwilę pobyć sam.

Jeśli temat produktywności Cię zainteresował – zapraszam na mojego bloga
geekwork.pl. Jeśli masz jakiekolwiek pytania możesz do mnie śmiało pisać michal@geekwork.pl

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jaką firmą zarządza Michał kliknij w link:
https://outspace.pl/